Gestión y administración de documentos (DMS) .Sistema de gestión en la nube (Document Management System), para almacenar y administrar documentos.

El sistema de gestión documental (DMS) que desde UrbiCAD le proponemos, le resultará imprescindible en sus obras, para administrar, organizar y archivar eficazmente documentación de todo tipo.

En general, la gestión documental significa administrar y archivar documentos, siendo esta app la que le hará posible estos procesos, pero nosotros vamos más allá.
Es decir, en esencia, la tarea de UrbiCAD no es solo garantizar una gestión documental digital eficiente almacenando documentos en la nube, sino que le ayudamos a definir una estructura personalizada para cada obra, donde usted como 'usuario Administrador de obra' define la estructura de los Agentes intervinientes en cada obra (la cual se puede crear a medida que se incorporan al proceso constructivo), asignándoles roles de acceso, para la gestión y administración personalizada de sus documentos de obra, pero igualmente para los documentos compartidos de obra que establezca.

Según estudios realizados, se emplea una media de unas 11 horas a la semana a actividades de gestión de documentos. Esto supone mucho tiempo, sobre todo si se tiene en cuenta que seis de esas horas no se emplean de forma productiva, sino buscando o localizando documentos por sus equipos, con la facilidad de perder de control a más de uno ellos. Con UrbiCAD 'Gestión documental' esto puede remediarlo.

En principio, puede pensar que la gestión documental de sus obras puede organizarla sin necesidad de una app especial.
En la práctica, sin embargo, esto suele significar que el almacenamiento de documentos de sus obras se entremezcla, se enreda, se desorganiza y más a menudo, a medida que avanzan las obras.
Así, cada archivo lo nombra individualmente y lo almacena en carpetas específicas en algún alojamiento de Drive o Dropbox.
Con este método, es fácil que los documentos desaparezcan en estructuras de directorios y carpetas confusas y que los Agentes intervinientes no tengan acceso a ellos, perdiéndose la vista general y la estructura de la obra. Sobre todo, cuando se trata de grandes cantidades de archivos, es muy probable que los documentos individuales sean difíciles o imposibles de encontrar de nuevo.

Esta aplicación de 'UrbiCAD Gestión Documental', es con diferencia la mejor alternativa, ya que le ofrece una gestión transparente de los documentos que son importantes para todos los Agentes intervinientes en la obra y facilita notablemente la vista general y el estado de los distintos documentos.

Funciones principales:

- Definir la estructura de cada una de sus obras y de los 'Agentes intervinientes' en ellas, permitiendo almacenar los documentos de forma centralizada y segura en la nube.
- Establecer roles de acceso a los 'Agentes intervinientes', para acceder solo a la documentación autorizada.
- Disponer de un sistema de notificaciones, en el que se pueda seguir el trazado de los documentos.
- Acceder a los documentos independientemente del lugar, dispositivo de conexión o de su ubicación.
- Localizar rápidamente documentos.
- Crear flujos de trabajo más eficientes y controlados.
- Optimizar procesos de firmas, solicitudes y aprobación de documentos.
- Proteger datos sensibles.
- Archivar la documentación de obra en cualquier momento o al finalizar su actuación.

Lo primero que profesionalmente debe conocer es cuanto tiempo pierde actualmente en la gestión de los documentos de obra y qué flujos de trabajo y procesos podría optimizar.
Ambas preguntas le ayudarán a definir mejor las propias necesidades y comprobar como 'UrbiCAD' puede satisfacerlas.

Además, con UrbiCAD no solo define los procesos y flujos de trabajo, sino también se tienen presente las obligaciones legales. Como es la de conservación de determinados documentos (garantías, seguros, licencias, memorias, actas, Inspecciones, etc.). Razón por la cual podrá descargar la documentación que le permita su rol, en cualquier momento y especialmente al finalizar su actuación en obra.

Pero con 'UrbiCAD Gestión documental' no solo podrá conservar ciertos documentos durante un periodo de tiempo determinado, sino que también podrá eliminar documentación personal o confidencial tras un determinado periodo de tiempo. Todo conforme el artículo 17 del RGPD (Derecho al olvido).

Y por supuesto los datos sensibles y confidenciales estarán protegidos contra un acceso no autorizado por parte de terceros durante los procesos de trabajo, en cuyo caso, se asignarán por el 'Administrador' los roles y permisos adecuados.

Para implantar 'UrbiCAD Gestión documental' en todas sus obras, apenas le llevará tiempo y esfuerzo.
La configuración propiamente dicha del sistema requiere de dos pasos:

1º- Crear las obras (que en cualquier momento puede añadir obras nuevas, por lo tanto esto no le supone ningún problema).
2º- Definir para cada obra los 'Agentes intervinientes', asignádoles roles (que igualmente puede añadirlos en cualquier momento).

Hecho esto ya puede subir documentos generales de cada obra (accesibles a todos los agentes), o documentos específicos para los 'Agentes', a los cuales solo ellos tendrán acceso.

Formación necesaria:
La app es muy intuitiva, por lo tanto no requiere de formación especializada. Con apenas unos minutos, se familiarizará y podrá trabajar sin mayores dificultades.
Para los 'Agentes intervinientes, a los cuales usted dará acceso estableciéndoles roles a cada uno de ellos, igualmente les resultará cómoda, intuitiva y de fácil manejo.

Identificación de los diferentes tipos de documentos (DOCX, PDF, Imágenes escaneadas, etc.):
Ahora es cuestión de organizar los tipos de documentos que se procesan en cada obra. Lo mejor es que se siga el mismo criterio en todas sus obras.
Una lista de control le servirá de ayuda para identificar al principio, los tipos de documentos que maneje en cada obra. Esto le permitirá encontrar rápidamente los documentos, que tienen que estar disponibles de inmediato tanto para usted como 'Administrador', como para los 'Agentes intervinientes'.