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UrbiCAD® TICs: Tecnologías de la Información y Comunicación: Información General

Utilizar las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TICs) en construcción, es un instrumento clave a los crecientes desafíos y necesidades y un reto para el que hay que estar preparado.

En este sentido, la implementación de software que haga uso de las TICs como modo de comunicación (envío selectivo o grupal de SMS o mails), permitirá ofrecer comunicaciones rápidas en obra en todos sus niveles, por ejemplo:

  • Convocar una reunión con solo pulsar un botón.
  • Comunicar una situación de emergencia o una incidencia.
  • Notificar o informar a los responsables de seguridad de las empresas de un aviso importante, comunicado, situación de concurrencia, etc.
  • Gestionar las situaciones de emergencia, crisis, incidencia, etc.

UrbiCAD TICs

Comunicaciones en obra:

¿Cómo convoca la asistencia a Reuniones de Recursos Preventivos, Técnicos de prevención, Responsables de Seguridad, Comisión de Seguridad, etc...?

Y si surge un imprevisto o un cambio de última hora, ¿Cómo lo notifica?

¿Cómo se comunica globalmente la Dirección Facultativa con las empresas de obra o algunas empresas, para comunicarles, informarles o convocarles a una reunión.?

¿Cómo sabemos que se ha recibido y leído la convocatoria o la circular, e incluso cómo podemos disponer de una justificación legal de ello.?

Le proponemos el uso de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) como instrumento clave en la obra:

Le ofrecemos la posibilidad de poder estructurar y organizar en cada obra, las comunicaciones Grupales y/o Selectivas entre empresas de la obra (Contratas, Subcontratas, Trabajadores autónomos, Recursos Preventivos, Técnicos de prevención, etc.), permitiendo convocar, comunicar, informar, alertar, prevenir, etc.., mediante el envío automatizado de SMS o el envío de e-mails, con solo pulsar un botón, con una mínima inversión económica y con un mínimo tiempo invertido en recursos humanos.

El sistema de comunicaciones propuesto, haciendo uso de las nuevas tecnologías garantiza:

La seguridad de que el SMS de la convocatoria, reunión o información lo reciben los destinatarios, porque permite monitorear los envíos.

Disponer de justificación documental escrita y con validez jurídica, de la recepción del SMS, referenciando la fecha y hora de envío, la fecha y hora de recepción y el contenido exacto del mensaje enviado.

Objetivos:

Conforme los objetivos estratégicos de la 2ª Edición de la Guía Técnica (Edición Marzo 2012) publicada por el INSHT, mejorar las comunicaciones, promover la innovación y las buenas prácticas utilizando las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TICs) garantiza unos altos niveles de coordinación.

Conforme las necesidades de comunicación existentes en las políticas empresariales para mejorar sus actuaciones preventivas, mejorar el tratamiento de la información y comunicación en el ámbito de la obra es un paso más hacia mejorar la prevención.

UrbiCAD® TICs: Tecnologías de la Información y Comunicación: Comunicaciones TICs

Comunicaciones la obra

Comunicar rápida y adecuadamente al Coordinador, Dirección Facultativa, Personal de mantenimiento y administrativo, Empresas concurrentes, etc, es un pilar básico en la coordinación de actuaciones preventivas de la obra.

La convocatoria o notificación instantánea, solo pulsando un botón, permitirá vía SMS, vía E-mail o por ambas vías, comunicar a la lista de direcciones de mail o al listado de número de teléfonos establecidos previamente para el Grupo o Grupos seleccionados:

  • Convocar o desconvocar una reunión.
  • Notificar una situación de emergencia, un incidente en obra, un aviso importante.
  • Enviar un mensaje Grupal a las empresas de obra o a sus responsables de seguridad.

Son solamente algunas de las posibilidades que presenta esta aplicación. Pero en general además de ofrecer un servicio, mejoran la imagen de la seguridad de la obra al aplicar Políticas vanguardistas y contribuir a mejorar el modelo de Seguridad implantado.

Atomatización en el tratamiento de Comunicaciones

Informes del envío de SMS en tiempo real

Con el objeto de poder tener una constancia documental de que los mensajes SMS han sido debidamente entregados a los teléfonos de la base de datos, la aplicación gestiona en tiempo real el estado del envío del SMS y la recepción del mismo en cada teléfono, permitiendo controlar:

  • Si el SMS enviado se ha recibido.
  • Si el SMS se ha entregado a la red y no lo ha recibido el teléfono porque estaba apagado o fuera de cobertura. En tal caso la aplicación insiste una y otra vez hasta que el teléfono recibe la entrega.

Ud. controlará en tiempo real como se van recibiendo por los teléfonos móviles los SMS enviados.

Además Ud. también controlará el tiempo de Entrega en segundos que ha tardado cada teléfono en recibir el mensaje, del mismo modo que al finalizar el envío masivo, si lo desea, recibirá un informe en soporte papel con la relación de teléfonos, tiempo de entrega, hora de recepción, etc.

Informes de entrega de sms

Ud. como responsable de una convocatoria o de una reunión, dispondrá de un informe en soporte papel, recibido de modo automatizado a su dirección de mail, donde tendrá constancia documental escrita justificando el mensaje recibido (Fecha, Hora, Teléfono, Tiempo de entrega), acerca de la recepción del SMS por el destinatario, o en su defecto, si el mensaje no ha sido entregado, de la situación en la que se encuentra el SMS (por ejemplo teléfono apagado o fuera de cobertura, número inexistente, etc...).

Estos informes quedarán en el histórico de emergencias, permitiendo acceder a ellos en cualquier momento, del mismo modo que es posible consultar estadísticas de recepción de envío de SMS.

Coste de envío de e-mails y SMS

E-mails: Los e-mails no tienen ningún coste de envío. Se realizan vía web por lo que su cuantificación económica es nula.

SMS: Los SMS tienen un coste, aproximadamente de 0,1 € por SMS (aunque este precio es orientativo). El envío de SMS presenta las siguientes ventajas:

  • Ud. puede comprar Bonos, que no caducan con el tiempo. Duran hasta que los consuma.
  • Los Bonos adquiridos pueden ampliarse y comprarse en cualquier momento.
  • Ud. no tiene que abonar ninguna cuota fija mensual. Si no se gastan los Bonos no se pagan tarifas mínimas. Sencillamente solo los paga cuando los usa.
  • A título orientativo, unos 500 SMS enviados al año, suponen unos 50 Euros al año, y ningún gasto más.

Utilizando este sistema, Ud. solo pagará lo que consuma.

UrbiCAD® TICs: Tecnologías de la Información y Comunicación: Gestión de Bases de Datos

Compartiendo datos

Las base de datos de la aplicación pueden estar en local (es decir en su equipo), o en el Document Center, es decir compartidas y ubicadas en cualquier equipo de la red permitiendo que además de Ud., puedan acceder otros usuarios para consultar, añadir o modificar esos datos.

El acceso de usuarios a dicha base de datos puede estar restringido, del mismo modo que los usuarios que acceden pueden estar autorizados a hacer cambios o solo a consultar los datos.

Introducción de datos: Trabajar con las bases ubicadas en el 'Document Center' es un modo sencillo de poder introducir datos desde diferentes puestos si previamente han sido autorizados a ello.

Consultar datos: Facilitamos en caso de emergencia, poder acceder a consultar los datos desde diferentes puestos o equipos.

Copias de seguridad: Disponer de copias de seguridad es más sencillo al saber que cualquier copia de los ficheros alojados en el Servidor, incluirá igualmente a los del 'Document Center'.

Document Center

Gestionando los datos

La introducción de datos puede hacerse de diferentes modos.

Gestión de Bases de Datos

Gestión de Bases de Datos

Es el Responsable del Sistema quien introduce los registros en la Base de Datos.

Recomendado...

Cuando son pocos los registros que formarán parte de la BB.DD. (por ejemplo entre 100-200 personas), o bien no hay muchos cambios en los datos.

Características...

La Base de Datos se elabora desde la propia aplicación.

No tiene coste alguno puesto que la elabora el Responsable del sistema.

Gestión de Bases de Datos

Son los interesados los que se registran a través de nuestro servicio web.

Recomendado...

Para obras de gran envergadura donde son muchas personas las que forman parte de la BB.DD., o bien fluctuan constantemente.

Características...

Debe contratarse el servicio web por separado de la adquisición del software (consultar con UrbiCAD).

Tiene un coste anual de mantenimiento (consultar con UrbiCAD).

Registro Manual

En estos casos en los que se decida por la introducción manual de datos (consideramos que es lo más apropiado en una obra), será el responsable del sistema o persona en quien delegue, el que manualmente por medio de la aplicación, introducirá uno a uno los datos de las personas que formarán parte del mismo (recibirán el SMS o mail), organizándolos y estructurándolos por grupos a medida que introduce datos, conforme considere más apropiado.

A continuación se muestran algunos ejemplo frecuentes de aplicación:

Introducción Manual de Registros en la BBDD

Registro vía web

En estos casos, el responsable de las Comunicaciones o persona en quien delegue, solamente deberá estructurar y organizar debidamente los grupos, en función de la tipología de la obra, para que las personas que formarán parte del sistema (los que recibirán el SMS o mail en caso de Emergencia) a través de la aplicación web se inscriban en su grupo (es un sistema que la experiencia nos demuestra que no resulta eficaz, siendo recomendable hacer la introducción manual descrita antes).

A continuación se muestran algunos ejemplo frecuentes de aplicación:

Introducción de Registros en la BBDD vía web
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